Verdrinken in papierwerk?
Scan je post één keer. Daarna typ je een woord en staat het er - ook als het van drie jaar geleden is.
Zoals het nu gaat
Herkenbaar?
Kasten vol archiefdozen, en een ordner per jaar die steeds dikker wordt. Als de boekhouder iets vraagt, ben je een halve namiddag kwijt.
Papier dat verdwijnt, verkleurt of nat wordt. En van papier bestaat geen back-up.
Of je scant al wel, maar de bestanden heten scan_0042.pdf en staan in een map die niemand nog terugvindt.
Wat er dan verandert
Je scant je post en het systeem leest zelf wat erin staat. Leverancier, bedrag, datum, type document - allemaal automatisch herkend en getagd.
Zoeken doe je zoals in Google: typ een woord dat érgens in het document staat, en je hebt het. Ook in gescande documenten, niet alleen in pdf-tekst.
Wij zetten het op en houden het draaiend, of we installeren het op je eigen server en jij beheert het verder.
Wat we doen
Wat het doet .
Tekstherkenning
Elke scan wordt doorzoekbaar gemaakt. Ook handgeschreven stempels en slechte kopieën, binnen redelijke grenzen.
Sorteert zichzelf
Het systeem leert je leveranciers en documenttypes kennen en zet nieuwe post vanzelf in de juiste map.
Import uit je mailbox
Facturen die per mail binnenkomen, worden automatisch uit je mailbox gehaald en toegevoegd.
Automatische back-up
Elke avond een kopie. Brand of diefstal betekent niet langer dat je archief weg is.
Toegang per persoon
Je boekhouder ziet de facturen, je personeel niet. Je bepaalt zelf wie wat mag zien.
Bewaartermijnen
De wet zegt zeven jaar. Het systeem houdt bij wat wanneer weg mag, zodat je archief niet blijft groeien.
Wat je krijgt
Concreet.
Geen beloftes in het vage. Dit is wat er effectief in zit.
- Alles doorzoekbaar op woorden in het document zelf
- Post scannen met je bestaande scanner of printer
- Facturen uit je mailbox automatisch mee opgenomen
- Toegang per persoon of per map
- Dagelijkse back-up van je hele archief
- Export van al je documenten, wanneer je maar wil
Hoe het loopt
Van eerste gesprek
tot oplevering.
Je weet op elk moment waar we staan. Loopt er iets anders dan gedacht, dan hoor je dat meteen - niet achteraf op de factuur.
-
Demo en advies
We tonen beide oplossingen en zeggen welke bij jou past. Dat hangt vooral af van of je al Microsoft 365 hebt.
-
Opzetten
Bij ons of op je eigen server, ingesteld op jouw manier van werken en je eigen documenttypes.
-
Oud archief mee
Optioneel: we digitaliseren wat er nu in de kast staat, of we beginnen gewoon vanaf vandaag.
-
Uitleg
Scannen, terugvinden, delen met je boekhouder. Veel meer is er niet aan.
Twee wegen
Welke past
bij jou?
Beide werken goed. Het hangt er vooral van af of je al met Microsoft 365 werkt en hoeveel je zelf in de hand wil houden.
Paperless-ngx
Open source, draait op je eigen server. Sterk in tekstherkenning en gemaakt voor precies dit: facturen en post archiveren.
- Alles blijft bij jou staan
- Sterke automatische herkenning
- Geen licentiekosten
- Import van facturen uit je mailbox
Microsoft 365
Werk je al met Microsoft 365, dan zit SharePoint er al in. Minder gespecialiseerd, maar het sluit naadloos aan bij Word, Excel en Teams.
- Zit vaak al in je licentie
- Werkt samen met Office en Teams
- Versiegeschiedenis van elk bestand
- Goedkeuringen en workflows
Je documenten sneller terugvinden?
Bekijk in een demo hoe je documenten bewaart, doorzoekt en terugvindt.